El temps és or

Sèneca deia “tot és aliè, només el Temps ens pertany”.
En l’empresa, el temps és un factor vital que cal gestionar, talment com un element més de producció. Hi ha un indicador que permet avaluar la gestió d’una empresa, és el Període Mig de Maduració (PMM): És el temps que transcorre des que es compren les matèries primeres fins que els clients paguen per les nostres màquines, és a dir, mesura tot el cicle d’explotació de l’empresa. Aquest període es la suma de diferents subperíodes:
1) el Període d’Emmagatzemament de Matèries Primeres (temps que les matèries primeres estan al magatzem), més
2) el Període de Fabricació, més
3) el Període d’Emmagatzemament dels Productes Acabats, més
4) el Període de Clients (termini de cobrament de clients) i resta,5) el Període de Proveïdors (termini de pagament a proveïdors). Aquest indicador (PMM), mesurat en dies, cal que sigui el més reduït possible, fabricant i expedint més ràpid, reduint estocs, cobrant millor i pagant més tard als proveïdors. Cal tot una combinatòria d’estratègies per tal que aquell euro retorni a l’empresa el més aviat possible, per tal de poder continuar circulant.

La comptabilitat ho és tot

“Tot és número”, deia el filòsof Pitàgores en el segle VI aC. En la seva recerca de l’origen de tot, creia que els números eren l’element que podia explicar-ho tot. Tot era susceptible de ser comptat i l’univers s’explicava amb estructures aritmètiques i geomètriques. Els números i les matemàtiques esdevindrien la disciplina principal d’estudi. Seguint aquesta tesi, en el nostre món de l’empresa tot també es pot reduir a números. Aquests números estructurats correctament, seguint una sistemàtica, sotmesos a uns principis i revisats per experts, son el que coneixem com la “Comptabilitat”. Des que en plena Edat Mitjana en el segle XV, el frare italià Luca Paccioli va idear el sistema de partida doble (vigent encara en l’actualitat: Deure = Haver) fins als nostres dies, la finalitat sempre ha estat la mateixa, donar informació per a la presa de decisions. Es per tant, l’eina fonamental de tot manager. Aquesta informació permet conèixer com han sortit les operacions comercials (“compte de pèrdues i guanys”) i quina és la situació patrimonial de les empreses (“balanç de situació”). Es a dir, explicar què s’ha venut (ingressos) i el que han costat aquestes vendes (despeses); i el que l’empresa té (actiu) i tot allò que es deu (passiu) i a qui es deu (proveïdors o socis). Eus aquí la grandesa del sistema, uns simples números ho diuen tot. Com diria el filòsof, “tot és comptabilitat”, “la comptabilitat ho és tot”.

Pere Casé
Cap d’administració i RR.HH.

Reunions més efectives

La nostra és una feina en equip i això ens obliga a dedicar molt de temps a reunions. Aquí hem recollit uns quants suggeriments per fer reunions realment efectives:
Cal tenir clar quin és el motiu de la reunió. Cal definir el tema central, i els objectius de la mateixa, ordenant-los per ordre d’importància.
Cal designar les persones assistents, indicant si la seva presència és obligatòria o opcional.
Cal preparar la documentació a aportar. Cal preparar una “agenda de reunió”, on s’hi indicarà l’horari parcial de cada tema i el temps total de la reunió, assistents, conclusions, terminis acordats, etc.
Cal informar als assistents amb antelació, indicant el lloc, l’horari, els temes a tractar i la documentació a aportar, per cada un d’ells.
Evitar interrupcions, telèfons, etc. (10 minuts perduts amb 6 assistents = 1 hora perduda)
Ha d’haver-hi un conductor o moderador de la reunió i nomenar un secretari que faci una acta de la reunió.
Durant la reunió, apuntar les decisions adoptades. Cal que cadascú s’apunti les tasques a realitzar, s’executin els acords presos i es segueixin les decisions. Abans d’acabar, caldria fer un breu resum i entregar l’acta de la reunió a tots els assistents abans de 24-48h de la reunió.

El correu electrònic

Fa uns quants anys no existia i ara, el considerem com un company de feina absolutament imprescindible. Estem parlant del correu electrònic o simplement “mail”. Tot i així, com sol passar sovint, es sol abusar del seu ús i per això, cal tenir present quatre coses que, creiem, poden ser d’utilitat per fer servir aquest potent instrument d’una manera més eficaç. El missatge ha de ser clar i entenedor. El problema és que no sempre ho aconseguim i llavors acabem fent autèntiques encícliques papals amb encapçalat, rúbriques, etc. La casella de referència (“Assumpte”) ha de ser interessant i clara, que sintetitzi al màxim el contingut del missatge. El receptor ha de sentir que el tema va directament a ell/a. S’ha d’evitar que el contingut sigui graciós o massa general. Inclús aquests tipus de mails poden acabar a l’spam com a potencials portadors de correu indesitjat. El text ha de ser breu (us heu adonat del temps que passem llegint mails?) i s’ha de reconèixer ràpidament el missatge inclòs. Pensar en el missatge, en el que exactament volem dir i escriure literalment el que pensem és una bona manera de centrar el contingut. El mail és directe com el pensament, el fem indirecte amb les paraules. A nivell formal, també recomanem utilitzar els punts i a part, per separar diferents idees o conceptes. Quant al destinatari/s, cal separar clarament, a qui va dirigit el missatge, de qui el rep amb còpia. Aneu amb compte, amb les còpies ocultes. Les persones que han de rebre còpia han de ser exclusivament a les que va adreçat el missatge. Per cortesia, per coneixement o per jerarquia es poden incloure les que volem que se sentin al·ludides o les que per defecte han d’estar informades. S’ha de tenir cura de no fer llargues llistes. No oblidem que el millor ús del mail és per constatar el que s’ha discutit o parlat, per comunicar a distància a baix cost o per recordar de manera escrita els esdeveniments que s’han de succeir.

En la preparació hi ha el 80% de l'èxit

Un dels esports tradicionals del País Basc és tallar troncs. Un jove volia convertir-se en un gran “aizkolari”, va anar a veure el millor del País Basc i li va proposar: “Vull ser el seu deixeble, vull aprendre a tallar troncs com vostè”. El jove va aprendre les lliçons del mestre i ben aviat, va creure haver-lo superat. Es sentia més fort, més àgil i més jove. Estava segur de poder vèncer fàcilment el vell “aizkolari”. Així que el va desafiar en una competició de 8 hores, per saber quin d’ells dos podia tallar més troncs. El mestre va acceptar el repte, i el jove va començar a tallar troncs amb entusiasme i vigor. Entre tronc i tronc, mirava el mestre, però la major part del temps el veia assegut. El jove tornava llavors als troncs i sentia pena pel vell mestre. Al final del dia, per sorpresa del jove, el vell havia tallat molts més troncs que ell. “Com pot ser?” –va dir, sorprès- “Quasi totes les vegades que l’he mirat, vostè estava assegut!!”. “No, fill meu, jo no descansava. Estava afilant la destral. Aquesta és la raó per la qual has perdut”
Pere Casé,
extracte del llibre, “La comunicació eficaç” de Dr. Lair Ribero