El correu electrònic

Fa uns quants anys no existia i ara, el considerem com un company de feina absolutament imprescindible. Estem parlant del correu electrònic o simplement “mail”. Tot i així, com sol passar sovint, es sol abusar del seu ús i per això, cal tenir present quatre coses que, creiem, poden ser d’utilitat per fer servir aquest potent instrument d’una manera més eficaç. El missatge ha de ser clar i entenedor. El problema és que no sempre ho aconseguim i llavors acabem fent autèntiques encícliques papals amb encapçalat, rúbriques, etc. La casella de referència (“Assumpte”) ha de ser interessant i clara, que sintetitzi al màxim el contingut del missatge. El receptor ha de sentir que el tema va directament a ell/a. S’ha d’evitar que el contingut sigui graciós o massa general. Inclús aquests tipus de mails poden acabar a l’spam com a potencials portadors de correu indesitjat. El text ha de ser breu (us heu adonat del temps que passem llegint mails?) i s’ha de reconèixer ràpidament el missatge inclòs. Pensar en el missatge, en el que exactament volem dir i escriure literalment el que pensem és una bona manera de centrar el contingut. El mail és directe com el pensament, el fem indirecte amb les paraules. A nivell formal, també recomanem utilitzar els punts i a part, per separar diferents idees o conceptes. Quant al destinatari/s, cal separar clarament, a qui va dirigit el missatge, de qui el rep amb còpia. Aneu amb compte, amb les còpies ocultes. Les persones que han de rebre còpia han de ser exclusivament a les que va adreçat el missatge. Per cortesia, per coneixement o per jerarquia es poden incloure les que volem que se sentin al·ludides o les que per defecte han d’estar informades. S’ha de tenir cura de no fer llargues llistes. No oblidem que el millor ús del mail és per constatar el que s’ha discutit o parlat, per comunicar a distància a baix cost o per recordar de manera escrita els esdeveniments que s’han de succeir.