La nostra és una feina en equip i això ens obliga a dedicar molt de temps a reunions. Aquí hem recollit uns quants suggeriments per fer reunions realment efectives:
Cal tenir clar quin és el motiu de la reunió. Cal definir el tema central, i els objectius de la mateixa, ordenant-los per ordre d’importància.
Cal designar les persones assistents, indicant si la seva presència és obligatòria o opcional.
Cal preparar la documentació a aportar. Cal preparar una “agenda de reunió”, on s’hi indicarà l’horari parcial de cada tema i el temps total de la reunió, assistents, conclusions, terminis acordats, etc.
Cal informar als assistents amb antelació, indicant el lloc, l’horari, els temes a tractar i la documentació a aportar, per cada un d’ells.
Evitar interrupcions, telèfons, etc. (10 minuts perduts amb 6 assistents = 1 hora perduda)
Ha d’haver-hi un conductor o moderador de la reunió i nomenar un secretari que faci una acta de la reunió.
Durant la reunió, apuntar les decisions adoptades. Cal que cadascú s’apunti les tasques a realitzar, s’executin els acords presos i es segueixin les decisions. Abans d’acabar, caldria fer un breu resum i entregar l’acta de la reunió a tots els assistents abans de 24-48h de la reunió.
Cap comentari:
Publica un comentari a l'entrada
Per introduir comentaris al Pecagús, cal que t'identifiquis amb NOM i COGNOMS. Gràcies.